Eindejaarstips voor werkgevers

Laat de Whk-beschikking controleren

Deze weken zal de Belastingdienst aan iedere werkgever de nieuwe Whk-beschikking voor 2025 toesturen. Zorg ervoor dat u deze tijdig laat controleren en, mocht dat nodig zijn, op tijd bezwaar laat maken. Als de sector waarin u bent ingedeeld niet meer past bij uw daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten bent u namelijk verplicht om dit zelf actief te melden bij de Belastingdienst. Anderzijds is het ook belangrijk om de hoogte van de premie goed te laten controleren omdat u anders mogelijk te veel premies werknemersverzekeringen betaalt.

Uitbetaalde bedragen derden

Met ingang van 2023 bent u als inhoudingsplichtige werkgever verplicht om bepaalde betalingen aan natuurlijke personen die niet bij u in dienst zijn, te melden bij de Belastingdienst. Voor betalingen die u in 2024 heeft gedaan en die onder deze zogenoemde renseigneringsverplichting vallen, geldt dat u deze betalingen uiterlijk op 31 januari 2025 aan de Belastingdienst moet hebben doorgegeven. Zorg er dus nu al voor dat u de benodigde gegevens verzameld. Tip: heeft u het overzicht al compleet? Het is niet nodig om te wachten tot januari 2025. U kunt de betalingen ook nu al aan de Belastingdienst doorgeven

Verhoging minimumloon

Met ingang van 1 januari 2025 zal het wettelijk minimumuurloon worden verhoogd naar € 14,06 per uur (voor werknemers van 21 jaar of ouder). Controleer op tijd of de vaste maandsalarissen van uw werknemers moeten worden aangepast en leg dit tijdig schriftelijk vast. Tip: controleer ook of uw huidige contracten nog in lijn zijn met de toepasselijke CAO en pas waar nodig op tijd de afspraken aan.

Aanzeggen tijdelijke contracten

Heeft u werknemers in dienst op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd? Controleer dan goed wanneer het contract eindigt.  Als werkgever bent u verplicht om uw werknemers op tijd te informeren of het contract al dan niet wordt verlengd. Voor contracten voor 6 maanden of langer geldt een aanzegtermijn van minimaal 1 maand. Wij raden u aan om de deadlines in uw agenda te zetten om te voorkomen dat u uw werknemers een vergoeding moet betalen als u zich niet aan deze termijnen houdt.

Check het gebruik van de vrije ruimte

De werkkostenregeling geeft u als werkgever de mogelijkheid bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan uw werknemers te geven. Voor een aantal van deze vergoedingen en verstrekkingen geldt een specifieke vrijstelling, maar voor veel elementen zult u gebruik maken van uw vrije ruimte. Controleer in de komende weken in hoeverre u de vrije ruimte al heeft gebruikt en krijg daarmee inzicht in de mogelijkheden die u nog heeft voor een extraatje aan het eind van het jaar. Overschrijdt u de vrije ruimte? Dan bent u daarover 80% eindheffing verschuldigd.

Maak afspraken over thuiswerken

Sinds het uitbreken van de Coronapandemie is het voor veel werknemers mogelijk om (gedeeltelijk) vanuit huis te werken. Binnen de werkkostenregeling zijn er mogelijkheden opgenomen om uw werknemers te compenseren voor de extra kosten die zij maken voor het werken vanuit huis. Heeft u ook een thuiswerkbeleid? Controleer dan of de huidige afspraken voldoende ruimte bieden om de werknemers ook de maximale vergoeding toe te kennen. Heeft u nog geen thuiswerkbeleid maar werken uw werknemers wel vanuit huis? Dan is het goed om de afspraken over het thuiswerken alsnog vast te leggen in uw beleid.

Tip: Geeft u uw werknemers een thuiswerkvergoeding? Let dan ook op samenloop met de vaste reiskostenvergoeding.

Let op privékilometers met een (bestel)auto van de zaak

Als u als werkgever een (bestel)auto van de zaak ter beschikking stelt aan uw werknemers, dan zijn zij een bijtelling verschuldigd indien de auto mede voor privékilometers ter beschikking is gesteld. Het is daarbij niet relevant of de werknemer ook daadwerkelijk privékilometers heeft gemaakt. De bijtelling wegens het (mogelijke) privégebruik kan alleen achterwege blijven, als de werknemer aannemelijk kan maken dat de (bestel)auto niet of beperkt voor privédoeleinden gebruikt is. Controleer of iedere werknemer een juiste verklaring geen privégebruik of uitsluitend zakelijk gebruik heeft. Met een dergelijke verklaring in uw administratie hoeft u géén controle uit te voeren op de kilometeradministratie.

Tip: Zorg ervoor dat u geen mogelijkheid heeft om de kilometeradministratie van uw werknemer(s) te controleren. Heeft u deze mogelijkheid wel? Dan is de kans groot dat u zelf kan worden aangesproken als blijkt dat de bijtelling ten onrechte achterwege is gebleven.

Tip: heeft u meerdere werknemers in dienst die gebruik kunnen maken van dezelfde bestelauto? Als u bezwaarlijk kunt vaststellen welke werknemer op welk moment gebruik maakt van de bestelbus kunt u mogelijk kiezen voor de eindheffing vanwege doorlopend afwisselend gebruik bestelauto.

Controleer en optimaliseer uw gebruikelijk loon

Als DGA (werknemer >5% aandelen) bent u verplicht om uit iedere vennootschap waarvoor u werkzaamheden verricht, een gebruikelijk loon te ontvangen. De hoogte van uw loon hangt af van onder meer de andere salarissen binnen uw onderneming en de salarissen van werknemers die vergelijkbare werkzaamheden verrichten.

Mocht je vragen hebben over het bovenstaande, neem dan contact op met een van onze adviseurs.