Wanneer is sprake van werkruimte eigen woning?

Om kantoorkosten te besparen beginnen veel startende ondernemers tegenwoordig vaak hun onderneming aan huis. Een meerderheid van de Nederlandse ondernemers werkt (deels) vanuit thuis. Zo telde Nederland eind 2013 achthonderdduizend zzp’ers waarvan velen ook thuis werken. De fiscale regeling voor werkruimte is over het algemeen wel bekend, maar wordt niet altijd gebruikt of wordt vaak onterecht toegepast.

Eisen voor aftrek kosten werkruimte eigen woning
De kosten en lasten van een werkruimte thuis zijn als hoofdregel niet aftrekbaar, tenzij de werkruimte een naar verkeersopvatting zelfstandig gedeelte van de eigen woning vormt. Dit wordt ook wel het zelfstandigheidscriterium genoemd.

Zelfstandigheidscriterium
Wanneer is een werkruimte zelfstandig? Hierover is veel jurisprudentie verschenen en over het algemeen kan gezegd worden dat een werkruimte zelfstandig is als het naar verkeersopvattingen een zelfstandig gedeelte van de eigen woning vormt. Op de site van de Belastingdienst is een Tool in het leven geroepen om vast te stellen of de belastingplichtige recht heeft op aftrek van kosten voor een werkruimte. Een werkruimte is volgens de website zelfstandig als deze duidelijk is te onderscheiden door uiterlijke kenmerken, bijvoorbeeld door:

• Een eigen opgang of ingang
• Andere voorzieningen in de werkruimte zoals eigen sanitair (toilet en watervoorziening)

De werkruimte zou ook als zodanig moeten kunnen worden verhuurd aan bijvoorbeeld een onbekende.

Gevolgen kwalificeren werkruimte als ‘werkruimte’
Als de werkruimte in de eigen woning ook fiscaal als werkruimte wordt gezien dan heeft dit een aantal consequenties. Het ligt er wel aan of de werkruimte behoort tot het ondernemingsvermogen of tot het privévermogen. Als de werkruimte voor méér dan 90% wordt gebruikt voor de onderneming dan behoort deze volgens de Belastingdienst verplicht tot het ondernemingsvermogen en als deze meer dan 10% wordt gebruikt voor de onderneming dan heeft de ondernemer de keuze tussen het aanmerken van de werkruimte als privévermogen of als ondernemingsvermogen.

Als de werkruimte wordt aangemerkt als privévermogen en er is voldaan aan de inkomenseisen dan:

– behoort de werkruimte niet meer tot de eigen woning in box 1. Bij het bepalen van het eigenwoningforfait moet de werkruimte buiten beschouwing worden gelaten. De werkruimte wordt gerekend tot de bezittingen in box 3 voor een evenredig deel van de WOZ-waarde. De waarde van de woning in box 1 wordt met hetzelfde bedrag verlaagd;

– kan als er een hypotheek rust op het pand, naar verhouding een gedeelte van de hypotheek gerekend worden tot de schulden in box 3. De hypotheekschuld in box 1 wordt verlaagd met hetzelfde bedrag;

– kan de ondernemer 4% van de WOZ-waarde van de werkruimte aftrekken (4% is het fictief rendement op het box 3 vermogen);

– kan de ondernemer de overige kosten van de werkruimte, zoals energiekosten, behang- en schilderwerk, stoffering en aanwezige inventaris (bureau, kast, lamp) aftrekken.

Inkomenseisen:

• is er alleen een werkruimte in de eigen woning, dan moet de ondernemer tenminste 70% van het inkomen uit box 1 (winst, loon en bijverdiensten) in of vanuit die werkruimte verdienen. Volgende eis is dat hij tenminste 30% van de inkomsten in de werkruimte verdient.
• is er ook elders nog een werkruimte, dan moet hij tenminste 70% van het inkomen uit box 1 in de werkruimte thuis verdienen.

Als de werkruimte wordt aangemerkt als ondernemingsvermogen:

– de werkruimte hoort in box 1 tot de winst uit onderneming en niet meer tot de eigen woning;

– de ondernemer moet de werkruimte voor de werkelijke waarde vermelden op de balans van de onderneming. Dit wordt eenmalig gedaan bij de start van de onderneming of bij het eerste gebruik van het pand voor de onderneming;

– het gedeelte van de hypotheek voor de werkruimte (indien er een hypotheek rust op het pand) moet vermeldt worden als schuld op de balans. Dit wordt eenmalig gedaan bij de start van de onderneming of bij het eerste gebruik van het pand voor de onderneming;

– jaarlijks kunnen de kosten voor de werkruimte worden afgetrokken;

– bij het stoppen met de onderneming, verkoop van het pand of overdracht naar het privévermogen van de ondernemer, moet de ondernemer rekening houden met het resultaat dat wordt behaald met de verkoop (voor het gedeelte van de werkruimte).

Huurwoningen
De aftrek wordt vaak de ‘werkruimteregeling eigen woning’ genoemd maar de aftrekmogelijkheid geldt ook voor de zelfstandige werkruimte in een huurwoning. De aftrek wordt wel anders berekend.