Heeft u nog vrije ruimte voor een kerstpakket?

Vanwege het naderende einde van het jaar 2015 berichten wij u hierbij graag over de werkkostenregeling.

Op 1 januari 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht geworden voor alle werkgevers in Nederland. Inmiddels is het einde van 2015 in zicht en is het de hoogste tijd om na te gaan of de vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel op de juiste manier verwerkt zijn in de salarisadministratie. Heeft u nog vrije ruimte beschikbaar voor een kerstpakket? Of heeft u de vrije ruimte overschreden en bent u begin volgend jaar een eindheffing verschuldigd?

Aanwijzen eindheffingsloon of belast loon

Op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen dient u een keuze te maken tussen loon van de werknemer of als eindheffingsloon aanwijzen. Deze keuze moet blijken uit de wijze van verwerking van de betreffende vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking stellingen in uw salaris- en financiële administratie c.q. loonaangifte, eventueel gekoppeld aan bijvoorbeeld de vermelding hiervan in de van toepassing zijnde arbeidsvoorwaarden of collectieve arbeidsovereenkomsten.

Achteraf is het dus niet mogelijk om de bestemming te wijzigen. Hierop is één uitzondering: indien u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd in uw administratie heeft opgenomen, dan mag u deze fout herstellen door de loonaangifte te corrigeren.

Indien vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gedurende het kalenderjaar niet als eindheffingsloon zijn aangewezen, en niet individueel zijn belast kan de Belastingdienst een correctieverplichting of een gebruteerde naheffingsaanslag opleggen. De werkgever zou daarbij de bewijslast hebben dat een expliciete aanwijzing toch (tijdig) heeft plaatsgevonden.

De wetgever heeft niet aangegeven op welke wijze een werkgever eindheffingsloon moet aanwijzen. Een (expliciete of impliciete) aanwijzing als eindheffingsloon zou naast de verwerking van de kosten van een vergoeding of verstrekking in de financiële administratie ook kunnen blijken uit de gestructureerde berekening van de invulling van de vrije ruimte.

Kortom, zorg ervoor dat u in uw administratie of op een andere manier kunt aantonen dat een vergoeding, verstrekking, terbeschikkingstelling is aangewezen als eindheffingsloon waarvoor een gerichte vrijstelling geldt dan wel ten laste van uw vrije ruimte wordt gebracht.

Ingeleend personeel

De werkkostenregeling is enkel van toepassing op werknemers welke op uw loonlijst staan. Dus op maaltijden verstrekt op de werkplek aan ingeleend personeel is de forfaitaire waardering niet van toepassing? En kerstpakketten verstrekt aan ingeleend personeel komen niet ten laste van mijn vrije ruimte? Dat klopt. Het uitzendbureau en payrollbedrijf zijn in dit geval de inhoudingsplichtige.

Resterende vrije ruimte

Heeft u nog vrije ruimte over en wilt u uw werknemers nog wat schenken? Denk dan aan een kerstpakket of een bonus. De Belastingdienst merkt een vergoeding van € 2.400 per werknemer per jaar in ieder geval als gebruikelijk aan.

Toch geen of weinig vrije ruimte over? Ook dan biedt de werkkostenregeling nog mogelijkheden:

een kerstborrel of kerstdiner op de werkplek. Voor consumpties op de werkplek geldt een nihilwaardering en voor maaltijden op de werkplek een forfaitaire waardering van € 3,20 per maaltijd.

 Te ondernemen actie december 2015 /  januari 2016

Deze maand sturen wij u een overzicht van de opgebouwde vrije ruimte. Op basis van de hier op kantoor gevoerde administraties en op basis van het (geschatte) jaarloon 2015 zal gekeken hoeveel ruimte er nog beschikbaar is voor de werkkostenregeling. Voor relaties waar wij de administratie niet hier op kantoor voeren, waardoor wij geen zicht hebben op verstrekkingen en vergoedingen gedurende dit jaar, dient u de benodigde informatie zelf te verstrekken aan een van onze medewerkers.

Uiterlijk eind januari 2016 (bij het indienen van de loonaangifte van de maand december 2015) dient de afrekening over het jaar 2015 ingediend te worden en dienen dus de gevolgen/keuzes van de werkkostenregeling bepaald te zijn!

Mocht u vooraf hieromtrent reeds vragen hebben, dan horen wij dat graag.